Dentro de cualquier proyecto, siempre surgirán imprevistos y desafíos que todo contratista debe afrontar. En ciertos casos, los obstáculos asociados a la administración de proyectos de construcción pueden ser sofocantes.
En México, por ejemplo, el sector de la construcción ocupa una de las tasas más altas en términos de accidentes laborales. El correcto proceso administrativo de un proyecto de construcción, la planificación estratégica y el uso de los materiales y herramientas apropiadas para cada obra o proyecto, harán que el proceso sea mucho más llevadero.
Desafíos en la administración de proyectos de construcción
Además del riesgo laboral, un contratista tiene otros desafíos como:
- La falta de mano de obra
- Los retrasos
- Las salidas de presupuesto
- Los procesos obsoletos
Eso no es todo. Probablemente sea necesario lidiar con dos o más proyectos al mismo tiempo, y aquí es donde empieza el desafío real. Sin embargo, existen técnicas que te ayudarán a alcanzar los objetivos dentro del costo y tiempo estimados, y con la calidad esperada.
El secreto está en la planificación estratégica y el uso de herramientas o programas informáticos que serán de ayuda.
Tips para cada etapa del ciclo de vida de un proyecto
Todo proyecto realmente exitoso tiene una planificación que lo respalda. En ese sentido, hay ciertos tips que se pueden aplicar para las diferentes etapas de la administración de proyectos, ya sean inicio, planificación, ejecución, seguimiento y cierre.
Inicio del proyecto
En esta instancia, se lleva a cabo un estudio para conocer la viabilidad del proyecto y determinar si vale la pena llevarlo a cabo. Si se determina que es viable y todas las partes involucradas están de acuerdo en continuar, es necesario proceder a redactar un documento de iniciación de proyecto en el que se definen, a modo general, las bases de la implementación.
Estas son algunas prácticas que pueden hacer el inicio de un proyecto más fácil:
- Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas)
- Estimación de costos
- Análisis de los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto (financieros, insumos y capital humano)
Planificación del proyecto
Se podría decir que esta es la etapa más importante del plan de administración del proyecto. Aquí es donde se crea la ruta a seguir para todos los miembros involucrados y se identifican los costos, calidad, recursos disponibles y el tiempo que tomará llevar a cabo el proyecto.
- Para planificar eficientemente y tomar las riendas del proyecto, puedes utilizar una herramienta visual como el diagrama de Gantt, que te permitirá programar, reajustar y dar seguimiento a todas las tareas. Un ejemplo de software de gestión de proyectos es Wrike
- Así mismo, con un software de administración de proyectos será posible contabilizar costos y demás recursos de forma eficiente
- Por otro lado, una herramienta de gestión de proyectos puede ayudar a llevar un presupuesto óptimo y un mejor seguimiento de los insumos y materiales que sean necesarios
Por otro lado, también necesitas definir un plan de comunicación y un plan de gestión de riesgos:
- Plan de comunicación. Un buen plan de comunicación implica disponer de un sistema en común donde todos puedan trabajar, así evitarás conflictos y malentendidos. Existen muchas herramientas digitales que vale la pena considerar, una de ellas es SmartSheet
- Plan de gestión de riesgos. Un plan para gestionar los riesgos es imprescindible. En principio, debes analizar los riesgos financieros, legales, de seguridad y ambientales. Luego, debes decidir si quieres evitar, mitigar, transferir o aceptar el riesgo. Con una herramienta de gestión de proyectos de construcción, podrás construir con la más alta calidad y en un entorno más seguro. Por ejemplo, Procore es un software de gestión que te ayuda a descubrir y analizar riesgos asociados
Ejecución
Es cuando empieza el trabajo “duro” y todos ponen manos a la obra. Se asignan recursos, se aplican los planes de gestión proyectados en la fase anterior, se completan tareas y se actualiza el calendario del proyecto.
- Puedes optimizar el proceso de asignación y control de tareas usando un software planificador. De este modo, podrás verificar el estado de cada actividad
Seguimiento
El seguimiento y la ejecución son etapas de la administración de proyectos que suelen ocurrir de manera simultánea. Aquí se deben medir los progresos y el rendimiento para asegurar que todo vaya según lo planificado.
- Un software de gestión de proyectos ayudará a comparar lo que has planificado con lo que realmente ha sucedido, de manera que se pueda tener certeza de qué tan bien va el proyecto o qué tanto se ha desviado.
Cierre
Para finalizar el proceso administrativo de un proyecto de construcción, es necesario entregar un informe final.
- Si se han empleado herramientas digitales durante todo el proceso, todo será más fácil y automatizado, y no será necesario pasar días registrando y analizando datos manualmente
- La gran mayoría de herramientas de gestión permiten emitir informes periódicos o generar un reporte final con indicadores personalizados
Es cierto que a veces los proyectos de construcción son un desafío, pero con un buen plan de administración del proyecto podrás llevar a cabo más de una construcción simultáneamente sin sacrificar tu vida persona
fuente: construrama.com
